35 modèles de courriers pour bailleurs.

Lettre formelle envoyée en LRAR au locataire (et au garant) après plusieurs relances amiables restées sans effet. Constitue un préalable indispensable avant d'engager une procédure judiciaire ou de saisir un huissier.

Acte de procédure obligatoire, délivré par commissaire de justice (huissier), faisant courir le délai de 6 semaines avant que la clause résolutoire du bail puisse jouer. Ce document est un modèle de courrier d'instruction à remettre à votre commissaire de justice.

Premier courrier de rappel, sur un ton bienveillant, à envoyer par email ou en main propre dès les premiers jours de retard. À utiliser avant la mise en demeure formelle.

Lettre envoyée par le bailleur à Action Logement pour activer la garantie Visale en cas d'impayé du locataire. À envoyer après la première relance restée infructueuse, dans le délai prévu par le contrat de cautionnement.

Relance le locataire qui n'a pas fourni son attestation d'assurance habitation annuelle. Le locataire est tenu de remettre cette attestation chaque année : à défaut, le bailleur peut souscrire une assurance pour son compte avec récupération sur le loyer.

Réponse écrite au locataire qui sollicite l'autorisation de sous-louer tout ou partie du logement. Le bailleur peut refuser librement, sans avoir à motiver (art. 8 loi 89-462).

Lettre de mise en demeure adressée au locataire qui néglige l'entretien courant du logement (nettoyage insuffisant, dégâts par négligence, refus d'aération, etc.). Étape préalable à toute action pour remise en état ou motif sérieux.

Lettre de congé donnée au locataire par le bailleur souhaitant vendre le logement vide d'occupants. Doit obligatoirement contenir une offre de vente au locataire (droit de préemption). Délai 6 mois avant le terme du bail (ou 3 mois pour meublé).

Lettre de congé donnée au locataire pour reprendre le logement pour y habiter personnellement, ou y loger un membre de sa famille proche. Le bailleur doit justifier précisément du bénéficiaire et de son lien.

Lettre de congé motivée par un motif légitime et sérieux (manquement grave du locataire : impayés répétés, troubles de voisinage, défaut d'assurance, sous-location interdite, etc.). Doit être précisément circonstancié.

Met en demeure le locataire de quitter les lieux après l'expiration du préavis suite à un congé bailleur valide. Étape obligatoire avant assignation au tribunal.

À envoyer OBLIGATOIREMENT avec ou après le congé pour vente : le locataire dispose d'un droit de préemption pour racheter le logement. Cette notification déclenche le délai de 2 mois pour qu'il se prononce.

Avenant signé par les deux parties actant une modification consensuelle des conditions financières du bail en cours (révision IRL annuelle, ajustement des provisions de charges, encadrement du loyer en zone tendue, etc.).

Avenant tripartite formalisant le départ d'un colocataire et l'arrivée d'un remplaçant dans un bail de colocation. Précise le sort de la solidarité, du dépôt de garantie et des prochains loyers.

Avenant formalisant la substitution d'un garant en cours de bail (départ de l'ancien garant et arrivée du nouveau, ou simple modification). Inclut l'acte de cautionnement du nouveau garant.

Notifie au locataire la révision annuelle du loyer fondée sur la clause d'indexation IRL du bail. À envoyer dans les 12 mois suivant la date anniversaire, au-delà, la révision est perdue.

Propose au locataire le renouvellement de son bail à la date d'échéance, avec éventuellement une révision du loyer. À envoyer 6 mois avant la fin du bail (préavis légal art. 17-2).

Avenant clarifiant les conditions de présence d'un animal familier au domicile. La loi interdit d'interdire un animal familier, mais un avenant peut préciser les conditions (assurance, propreté, réparations).

Accord écrit du bailleur pour une sous-location, avec les conditions imposées (durée, prix maximum, garanties). À utiliser quand vous acceptez mais souhaitez encadrer.

Lettre envoyée par le bailleur au locataire détaillant et justifiant chaque retenue opérée sur le dépôt de garantie, avec pièces à l'appui. Obligatoire pour éviter la majoration légale.

Convoque officiellement le locataire à un état des lieux contradictoire. Sert de preuve en cas d'absence injustifiée (recours à huissier facturable).

Courrier annuel envoyé au locataire détaillant la régularisation des charges récupérables (comparaison provisions versées vs charges réelles justifiées). Doit être accompagné des justificatifs.

Document signé par le locataire à la fin du bail, attestant qu'il a perçu son dépôt de garantie restitué et qu'il renonce à toute réclamation ultérieure relative au bail terminé. À conserver précieusement par le bailleur.

Document signé par les deux parties constatant la remise effective des clés du logement à l'issue du bail. Marque le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie (1 ou 2 mois).

Atteste du montant du loyer et de l'occupation du logement par le locataire. Utilisée pour la demande d'APL, ALS, ALF auprès de la CAF, ou pour les démarches Pôle emploi.

Attestation confirmant que le locataire est à jour de ses paiements. Souvent demandée par le locataire pour ses démarches (nouveau bail, prêt bancaire, dossier administratif).

Attestation signée par le bailleur certifiant la fin du bail, la conformité de l'état des lieux et l'absence d'incident notable. Document précieux pour le locataire qui constitue un nouveau dossier de candidature.

Notifie au candidat retenu que sa candidature est acceptée et fixe les prochaines étapes (signature du bail, EDL d'entrée, dépôt de garantie).

Notifie au candidat le refus de sa candidature avec un motif non discriminatoire (cohérence revenus/loyer, garanties insuffisantes, dossier incomplet).

Informe le locataire du changement de coordonnées bancaires du bailleur pour le paiement du loyer. À envoyer au moins 1 mois avant la prochaine échéance.

Accusé de réception du dossier locatif du candidat. Obligatoire depuis la loi ALUR : le bailleur doit remettre un récépissé au candidat qui dépose un dossier de candidature complet. Protège le bailleur en cas de contestation.

Attestation à remettre au locataire qui en fait la demande (CAF, employeur, école, préfecture). Prouve qu'il occupe régulièrement votre logement à titre de résidence principale. À signer et dater.

Information écrite du locataire préalable à la réalisation de travaux dans le logement (rénovation énergétique, ravalement, mise aux normes). Le locataire ne peut s'y opposer si les travaux sont nécessaires ou d'amélioration (art. 7 loi 89-462).

Information écrite au locataire lorsqu'une assemblée générale de copropriété statue sur des travaux susceptibles d'impacter sa jouissance des lieux (échafaudages, coupures d'eau, etc.).

Modèle de déclaration à envoyer à votre assureur Propriétaire Non Occupant en cas de sinistre (dégât des eaux, incendie, vandalisme, catastrophe naturelle). Doit être envoyée sous 5 jours (2 pour vol/vandalisme).