Si vous appelez des provisions pour charges chaque mois à votre locataire, la loi vous oblige à régulariser une fois par an : comparer les provisions appelées à ce que vous avez réellement payé, et restituer ou réclamer la différence.
1 Ce que dit la loi (89-462 art. 23)
Les charges locatives sont dues par le locataire uniquement si elles correspondent à des prestations effectivement effectuées et qu'elles figurent dans la liste limitative du décret 87-713 (eau froide, chauffage collectif, entretien parties communes, électricité communs, ascenseur, taxes ordures…).
Le bailleur a deux options :
Forfait de charges (rare en location nue, courant en meublé) : montant fixe sans régularisation.
Provisions sur charges (cas général) : appel mensuel + régularisation annuelle obligatoire.
2 La méthode en 5 étapes
Étape 1 : Calculer les provisions à appeler
En début de bail (ou au 1er janvier), calculez le budget annuel prévisionnel de charges récupérables :
- Charges générales du syndic (quote-part locataire selon décret 87-713)
- Eau froide, eau chaude
- Chauffage collectif et tantièmes
- TEOM (Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères)
- Entretien chaudière, dératisation, ascenseur
Divisez par 12 → provision mensuelle à appeler avec le loyer.
Étape 2 : Tenir le compteur sur 12 mois
Au fil de l'année, conservez :
- Les décomptes trimestriels du syndic
- Les factures d'eau chauffe-eau collectif
- Les factures d'entretien récupérables
Étape 3 : Établir le décompte de régularisation
Au plus tard 12 mois après la clôture comptable du syndic (souvent septembre ou octobre N+1) :
| Poste | Provisions appelées (A) | Charges réelles (B) | Solde (B − A) |
|---|---|---|---|
| Eau froide | 240 € | 198 € | −42 € |
| Chauffage | 720 € | 815 € | +95 € |
| TEOM | 60 € | 58 € | −2 € |
| Entretien commun | 120 € | 142 € | +22 € |
| Total | 1 140 € | 1 213 € | +73 € |
Si le solde est positif (charges réelles > provisions) → le locataire vous doit la différence.
Si négatif → vous remboursez le trop-perçu.
Étape 4 : Envoyer le décompte au locataire
Au moins 1 mois avant le règlement, envoyez au locataire :
- Décompte par catégorie de charge
- Le mode de répartition (tantièmes, surface, équipement)
- Justificatifs à disposition (le locataire a le droit de venir les consulter pendant 6 mois)
Envoi recommandé ou remise en main propre contre récépissé.
Étape 5 : Encaisser / rembourser
- Trop-perçu : à rembourser dans le mois suivant le décompte (souvent par déduction du loyer suivant).
- Insuffisance : à régler par le locataire dans le mois (ou par échelonnement amiable).
3 Délai de prescription
Le bailleur ne peut plus régulariser au-delà de 3 ans après l'année concernée (article 7-1 loi 89-462). Si vous oubliez, vous perdez le droit de réclamer.
4 Cas particulier : départ du locataire en cours d'année
Au départ, vous établissez un décompte définitif avec :
- Provisions appelées depuis le 1er janvier
- Régularisation prorata temporis (estimation puis ajustement quand les comptes du syndic seront connus)
Vous pouvez retenir une partie du dépôt de garantie en attendant les comptes du syndic, dans la limite de 20 % du dépôt et pour une durée maximum de 1 mois après l'apurement des comptes annuels.
5 Contestation du locataire : que faire ?
Le locataire peut :
Consulter les justificatifs dans vos locaux ou ceux du syndic (6 mois).
Contester par LRAR motivée.
Saisir la Commission départementale de conciliation (gratuit) avant tout recours judiciaire.
6 Erreurs courantes
Régulariser plus de 3 ans après → prescription
Inclure des charges non récupérables (gardien si plus d'1/3 du temps en gestion, gros entretien) → contestation gagnante
Ne pas joindre les justificatifs → contestation gagnante
Forfaitiser sans avenant → indu intégralement reversable
