Vous passez 4-6 heures par mois sur Excel + emails pour gérer 3 biens ? L'automatisation vous fait gagner 70 % de ce temps. Voici les 8 tâches à automatiser en priorité.
1 Tâche 1 : Quittances de loyer
Manuel (4 min × 36/an = 2h24 par bien/an)
Vérifier paiement reçu
Ouvrir Word
Remplir quittance
Imprimer ou exporter PDF
Envoyer par email
Automatique (0 effort)
Synchro bancaire DSP2 détecte le virement
Quittance générée et envoyée automatiquement au locataire
Archivée dans la GED
Gain : 2h24/an par bien
2 Tâche 2 : Relances impayés
Manuel (chronophage et stressant)
Constater l'impayé
Rédiger email/SMS
Faire signe au garant
Préparer mise en demeure si nécessaire
Automatique
Détection impayé J+1
Email rappel doux J+5
SMS rappel J+8
Email plus ferme J+12
LRAR mise en demeure J+15 (modèle pré-rempli)
Notification garant + activation Visale J+25
Génération commandement de payer pour huissier J+45
Aucun délai légal raté, économie d'heures sur procédure
3 Tâche 3 : Révision IRL annuelle
Manuel
Repérer la date anniversaire
Vérifier le dernier IRL publié
Calculer le nouveau loyer
Envoyer LRAR ou notification au locataire
Mettre à jour le bail
Mettre à jour la comptabilité
Automatique
Alerte 30 jours avant la date anniversaire
Calcul automatique du nouvel IRL
LRAR pré-rempli prêt à envoyer
Bail mis à jour automatiquement
Économie : 30 min × 12 biens = 6h/an
4 Tâche 4 : Régularisation des charges
Manuel (annuel)
Récupérer les comptes du syndic
Calculer la quote-part par locataire
Comparer avec provisions appelées
Préparer le décompte par locataire
Envoyer LRAR avec justificatifs
Encaisser ou rembourser
Automatique
Import comptes syndic
Calcul automatique par locataire
Décompte généré avec justificatifs
LRAR pré-rempli
Économie : 2-3h par bien/an
5 Tâche 5 : Comptabilité et déclaration 2044
Manuel
Conserver toutes les factures
Saisir manuellement chaque dépense
Catégoriser (entretien, copro, intérêts, etc.)
Calculer chaque catégorie
Remplir la 2044
Automatique
OCR sur factures uploadées
Catégorisation automatique
Calcul automatique par catégorie
Génération de la 2044 pré-remplie
Économie : 1 semaine de travail en avril
6 Tâche 6 : Calendrier multi-biens
Manuel
Excel ou Google Calendar avec :
- Échéances IRL
- Fins de bail
- DPE à renouveler
- Régularisations charges
- AG copro
- Travaux
Automatique
Calendrier consolidé tous biens
Alertes 7/30/90 jours avant
Vue mensuelle ou annuelle
Filtrage par type
Aucune échéance manquée
7 Tâche 7 : Documents et archivage
Manuel
Dropbox / Google Drive avec dossiers par bien :
- Baux
- EDL
- Diagnostics
- Quittances
- Factures
- AG syndic
Automatique
GED dédiée par bien
Classement par type (bail, quittance, facture)
OCR et recherche full-text
Alerte péremption DPE
Partage sécurisé avec expert-comptable
Recherche instantanée vs 15 min de fouille
8 Tâche 8 : Communication locataire
Manuel
- Email pour chaque demande
- Suivi des messages
- Photos partagées
- Coordonnées artisans
Automatique
Espace locataire dédié
Demandes catégorisées (incident, info, paiement)
Notifications push pour les urgences
Historique conservé
Stress réduit et communication structurée
9 Comparaison gain de temps
| Mode | Temps/mois pour 3 biens | Annuel |
|---|---|---|
| Manuel (Excel + emails) | 6h | 72h |
| Avec Loxia | 1h | 12h |
| Économie | 5h/mois | 60h/an |
Soit ~1 semaine de travail/an économisée.
10 Coût vs économie
| Solution | Coût/mois | Coût/an |
|---|---|---|
| Manuel + Excel | 0 € | 0 € (mais 60h de temps) |
| Loxia Pro | 9,99 €/bien | 360 € pour 3 biens |
| Agence | 8 % loyer | 800 €/bien soit 2 400 € pour 3 biens |
Loxia vs Agence
- Économie agence : 2 400 − 360 = 2 040 €/an
- Plus 60h de temps gagnées
- Avec encore le contrôle total
11 Cas pratique : Pierre, 6 biens
Avant Loxia :
- 4h/semaine en gestion = 16h/mois × 12 mois = 192 heures/an
- Stress chronique sur les impayés
- Régularisation charges souvent oubliée
- Déclaration 2044 = 1 semaine d'arrachage
Avec Loxia (1 mois après onboarding) :
- 30 min/semaine = 2h/mois = 24h/an
- Alertes automatiques
- Régularisations gérées
- 2044 pré-remplie en 1h
Économie : 168 heures/an + sérénité.
12 Erreurs courantes en automatisation
Vouloir tout automatiser du jour au lendemain (transition progressive)
Ne pas configurer les alertes (l'outil sert à rien)
Garder les vieilles habitudes Excel en parallèle
Mauvaise saisie initiale des données (garbage in, garbage out)
Ne pas former les collaborateurs (conjoint, comptable)
13 Étapes pour passer à l'automatisation
Semaine 1 : Setup
- ☐ Création compte Loxia
- ☐ Import des biens
- ☐ Import des locataires actuels
- ☐ Connexion bancaire DSP2
Semaine 2 : Documents
- ☐ Upload des baux existants
- ☐ Upload des diagnostics
- ☐ Upload des EDL en cours
Semaine 3 : Configuration
- ☐ Préférences de relances
- ☐ Templates de quittances
- ☐ Préférences de communication
Semaine 4 : Test
- ☐ Vérifier les alertes
- ☐ Vérifier les quittances générées
- ☐ Vérifier les calculs IRL
Après 1 mois : vous ne reviendrez plus à Excel.
